¿Tienes una empresa familiar y piensas que es el momento de que te den el relevo? ¿Sabías que puedes redactar un protocolo familiar para que tus hijos continúen con tu legado? ¿Necesitas establecer unas normas respecto a la propiedad, el gobierno y la gestión de la empresa para evitar posibles problemas y no sabes cómo hacerlo? ¡Estás en el sitio correcto! Si tienes una empresa familiar, sabes que crear una empresa no es sencillo y mantenerla también tiene sus retos, sobre todo, cuando llega el momento de establecer la sucesión.
En la empresa familiar, uno de los mayores caballos de batalla suele ser el relevo generacional. Lo normal es que las empresas familiares busquen que el negocio pase de generación en generación y el protocolo familiar ayuda a evitar posibles malentendidos entre los diferentes miembros de la familia estableciendo de común acuerdo una serie de normas. Cada familia y cada empresa es diferente y es por eso que se dice que un protocolo familiar es un traje hecho a la medida de cada familia.
Índice de contenidos
Qué es el protocolo familiar y para qué sirve
Un protocolo familiar es un documento en el que se recogen un conjunto de normas y acuerdos establecidos entre los miembros de una familia empresaria que participan en la gestión y dirección del negocio familiar. El propósito de estas normas es regular la relación entre la familia y la empresa, así como la sucesión generacional y la toma de decisiones.
El protocolo familiar sirve de guía para la familia empresaria ya que en él se establecen procedimientos y normas sobre cómo realizar nuevas incorporaciones a la empresa, qué hacer en caso de conflicto familiar, cómo realizar la distribución de roles y responsabilidades entre sus componentes o cómo planificar la sucesión de la empresa. De este modo se busca garantizar la continuidad de la empresa y su permanencia bajo el control familiar, dentro de un contexto de armonía y consenso familiares.
Cláusulas que se incluyen en el protocolo familiar
Antes de nada, tenemos que aclarar que no existen dos protocolos familiares iguales. El contenido del protocolo familiar va a variar dependiendo de las necesidades y características específicas de cada empresa y familia. Sin embargo, sí podemos establecer una serie de cláusulas comunes que a menudo se incluyen en un protocolo familiar:
- Visión y valores: En este apartado se va a establecer la visión de la familia empresaria y los valores que guían tanto a la familia como a la empresa. Esto ayuda a mantener una identidad y dirección claras.
- Estructura de gobierno familiar: en este apartado se establecen la organización y los mecanismos necesarios para la toma de decisiones y la gestión de asuntos relacionados con la familia en el ámbito empresarial. Esto incluye la creación de un órgano de gobierno familiar, como un consejo o comité familiar, y las reglas para la elección de sus miembros y su funcionamiento.
- Participación en la empresa: en este punto se establecen los criterios y requisitos para que los miembros de la familia puedan ingresar a la empresa, ya sea a través de empleo directo, la participación accionaria u otro tipo de roles. Aquí también se definen las políticas de promoción y desarrollo profesional dentro de la empresa.
- Sucesión: bajo este epígrafe se incluyen las reglas y los procedimientos para la sucesión generacional en la empresa familiar. Esto puede incluir el proceso de identificación y preparación de sucesores, así como las condiciones para la transmisión de la propiedad y la transferencia de responsabilidades.
- Conflicto de intereses: cómo manejar los posibles conflictos de intereses entre la familia y la empresa es un punto que también interesa incluir en el protocolo familiar. Aquí se establecen pautas y mecanismos como la regulación de transacciones entre la empresa y los miembros de la familia o la gestión de situaciones en las que los intereses personales puedan entrar en conflicto con los intereses de la empresa.
- Retribución y dividendos: en este apartado se establecerán las políticas y los criterios para la remuneración de los miembros de la familia que trabajan en la empresa, así como para la distribución de dividendos. Esto ayuda a evitar malentendidos y desacuerdos en relación con la compensación y la distribución de beneficios.
- Resolución de conflictos: finalmente, en este apartado se definirán los mecanismos y procedimientos para la resolución de conflictos entre los miembros de la familia. Esto puede incluir la creación de un comité de mediación o el establecimiento de un proceso de arbitraje familiar para abordar posibles disputas de manera justa y eficiente.
Beneficios de redactar un protocolo familiar
Toda empresa familiar busca mantenerse en el tiempo generación tras generación. Un protocolo familiar bien redactado permite que esto sea así ya que proporciona una base sólida para la gestión exitosa y sostenible de la empresa a largo plazo. Además, redactar un protocolo familiar puede aportar estos otros beneficios:
- Profesionalización de la gestión: Un protocolo familiar establece criterios de selección y promoción basados en méritos y capacidades de sus trabajadores lo que ayuda a profesionalizar la gestión de la empresa. Esto contribuye a un mejor desempeño y éxito empresarial.
- Protección del patrimonio familiar: El protocolo familiar establece tanto políticas financieras y de inversión como de gestión de riesgos. De este modo protege el patrimonio de la familia y la empresa asegurando la sostenibilidad y crecimiento de los activos familiares.
- Aumenta la cohesión dentro de la familia: a la hora de elaborar un protocolo familiar los miembros de la familia que participan en él tienen que ponerse de acuerdo y comprometerse con los objetivos y valores de la empresa. Esto fortalece el sentido de pertenencia y la colaboración en la gestión del negocio familiar.
- Mejora la imagen corporativa: el protocolo familiar demuestra que la empresa tiene una visión a largo plazo y se preocupa por la continuidad y estabilidad del negocio. Además, aporta transparencia y claridad en la gestión de la empresa y esto es muy valorado tanto por los clientes como por otros stakeholders (personas relacionadas con la empresa como los empleados, los accionistas o los proveedores), ya que aporta solidez a la empresa en el mercado.
Qué hacer si también existen unos estatutos sociales
Puede ocurrir que tu empresa ya disponga de unos estatutos sociales establecidos y que se desee añadir un protocolo familiar a la normativa de la empresa familiar. En ese caso, es posible que el protocolo familiar se pueda incorporar o complementar a los estatutos existentes de acuerdo a unas pautas. Las materias en las que un protocolo familiar y unos estatutos pueden concurrir se agrupan en las siguientes áreas:
- Órganos de la sociedad
- Regulación de la adquisición y transmisión de participaciones
- Configuración del capital social y de los derechos y obligaciones de los socios o accionistas, básicamente acciones o participaciones sin voto.
- Mediación y arbitraje societario
- Política de dividendos.
A la hora de coordinar e integrar el protocolo familiar y los estatutos sociales se pueden aplicar tres técnicas distintas dependiendo de si la información que contienen uno y otro coincide, se complementa o difiere entre ellos. A continuación, definimos cuáles son estas tres técnicas que se pueden aplicar en cada caso:
- De regulación idéntica: en este caso tanto los estatutos como el protocolo familiar contienen las mismas reglas respecto de una misma materia jurídica. Esto sólo es posible en el caso de que la materia jurídica no presente especialidades respecto de los socios suscribientes del protocolo familiar por razón de su doble condición de socios y miembros del grupo familiar.
- De regulación compatible: puede ocurrir que, si bien los estatutos y el protocolo familiar contienen reglas diferentes respecto de una misma materia jurídica, éstas son susceptibles de conciliación. Esta técnica deberá aplicarse obligatoriamente en el caso de que una misma materia presente especialidades entre las normas aplicables a todos los socios y aquellas que aplican a los socios miembros del grupo familiar.
- De diferimiento de su regulación a los estatutos sociales: en este caso el protocolo familiar se limita a establecer los principios o bases de la regulación de la materia jurídica y son los estatutos sociales los que establecen su concreción y entrada en vigor.
En cualquier caso, siempre es recomendable buscar el asesoramiento de profesionales legales y contables especializados expertos en planificación y fiscalidad de empresas familiares para garantizar que el protocolo familiar se ajuste adecuadamente a la estructura legal existente y cumpla con los requisitos legales correspondientes.
Conclusión: El protocolo familiar asegura la continuidad de tu empresa
El protocolo familiar proporciona un marco claro de normas y acuerdos que promueven la transparencia y la comunicación dentro de la empresa familiar permitiendo así su continuidad con el paso de las diferentes generaciones. Si bien cada protocolo familiar es único y se adapta a las necesidades particulares de cada familia empresaria, es un instrumento que ayuda a establecer una base sólida y unificada en las empresas familiares.
Si necesitas ayuda para redactar un protocolo familiar hecho a la medida de tu empresa, en EMLB Asociados somos una sociedad de profesionales con más de 25 años de experiencia en consultoría y asesoramiento a sociedades, pymes, autónomos y emprendedores. Puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso, además ofrecemos una primera asesoría gratuita para ofrecerte una propuesta personalizada en función de tus necesidades.
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