3 Pasos Para CREAR una EMPRESA, Trámites y Proceso

¿Quieres crear una empresa, pero no sabes por dónde empezar? ¿Conoces los documentos, trámites y pasos para empezar tu propio negocio? ¿Te gustaría contar con subvenciones y ayudas para facilitarte el proceso de montar tu empresa? ¡Estás en el sitio correcto!  Trabajar como autónomo o crear una sociedad es una alternativa interesante que puede inspirar profesionalmente a muchas personas. Pero, emprender y crear una empresa desde cero no es una decisión fácil ni que puedas tomar a la ligera y su constitución requiere de tiempo, trabajo y de una buena planificación.

Ningún negocio nace de la noche a la mañana y muchas personas que planean iniciar un negocio no lo hacen por falta de conocimiento en los procesos. Las principales razones de esto incluyen la falta de información sobre los trámites jurídico-legales, poca formación en el área empresarial e incluso falta de motivación para iniciar el negocio. Pero, en los últimos años se han simplificado los pasos para montar una empresa en España, con el objetivo de que cualquiera con una buena idea, motivación y voluntad pueda llevar a cabo su proceso de constitución de empresa con menos trabas administrativas. Por ello, en esta guía hablamos sobre cómo crear una empresa en España para que puedas arrancar con tu idea lo antes posible.

Trámites y documentos necesarios para crear una empresa

Antes de comenzar con la actividad de tu empresa debes realizar unos trámites y disponer de una serie de documentos para la constitución de tu empresa:

Trámites y documentos para la constitución de una sociedad

Antes de crear una empresa y comenzar con una actividad económica debes realizar unos trámites y disponer de una serie de documentos para la constitución de tu empresa:

• Certificación negativa del nombre de la sociedad: Se trata de un certificado de la no existencia de otra Sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir. Puedes obtener este certificado en el Registro Mercantil Central.
• Número de identificación fiscal: Se trata del DNI (documento nacional de identidad) o el NIE (número de identidad de extranjero). El objeto de este número es identificar a las personas jurídicas y a las entidades sin personalidad jurídica (Comunidad de Bienes y Sociedad Civil), a efectos fiscales.
• Escritura pública: Este documento se realiza obligatoriamente ante notario y recoge el contrato de constitución de una sociedad firmado por los socios fundadores.
• Acta notarial: Documento donde el notario realiza la constatación de hechos. Es el título necesario para poder inmatricular en el Registro Mercantil Provincial a los emprendedores de Responsabilidad Limitada (donde los socios no responden personalmente de las deudas sociales).
• Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados: Grava las transmisiones patrimoniales onerosas, operaciones societarias y actos jurídicos documentados y se tramita en cada Comunidad Autónoma
• Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil: La inscripción de una Sociedad en el Registro Mercantil es obligatoria y produce su plena capacidad jurídica. En el caso del empresario individual, la inscripción es voluntaria.
• Inscripción en registros especiales: Una vez constituida la sociedad e inscrita en el registro mercantil se debe realizar su inscripción en el registro especial correspondiente (a excepción de las sociedades cooperativas y las sociedades agrarias de transformación).

Trámites y documentos para la puesta en marcha de una empresa

Una vez tengas todos los documentos y trámites para la constitución de tu empresa, debes disponer de documentos y realizar una serie de trámites para la puesta en marcha de tu empresa. Estos trámites pueden ser de carácter general, según la actividad, en caso de contratar trabajadores y otros complementarios. Los trámites de carácter general para la puesta en marcha de una empresa son:

• Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores: Forma parte del Censo de Obligados Tributarios y es la declaración censal de inicio, cambio o cese de actividad que deben presentar a efectos fiscales los autónomos y las sociedades.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (AIE): Se trata de un tributo obligatorio que grava las actividades empresariales, profesionales o artísticas.
• Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA): Se trata del régimen por el cual se regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos, comuneros y los socios y administradores de determinadas sociedades.
• Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social: A efectos de las prestaciones de modalidad contributiva, se deben dar de alta en el Sistema de la Seguridad Social, todas aquellas personas residentes en España. La inscripción en el régimen de la Seguridad Social correspondiente en cada caso está condicionado por el tipo de sociedad y/o por la participación en el capital social.
• Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad: Las sociedades mercantiles deben llevar libros de registro (de actas, de socios o de acciones) y presentarlos ante el Registro Mercantil Provincial.
• Legalización del Libro diario y del Libro de inventarios y cuentas anuales: Todas las empresas que lleven la contabilidad conforme a las disposiciones del Código de Comercio deben tener estos documentos contables. Estos se deben cumplimentar en soporte electrónico y presentar para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Los trámites según la actividad para la puesta en marcha de una empresa son los siguientes:

• Licencia de actividad: Solicitud de las licencias pertinentes en función del tipo de actividad de la empresa que se deberán realizar en el ayuntamiento del municipio en el cual la empresa ejercerá su actividad. Entre las más habituales se encuentran las licencias de instalaciones y obras, licencias de actividad y licencias de funcionamiento.
• Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros: Dependiendo de la actividad económica de la empresa, se debe comunicar el comienzo de la actividad en las administraciones, autoridades y/o registros que correspondan.

Los trámites en el caso de que quieras contratar trabajadores son los siguientes:

• Inscripción de la empresa: Se trata de un acto administrativo por el cual la Tesorería General de la Seguridad Social atribuye un número (código de cuenta de cotización) para la identificación y control de las obligaciones del empresario. Es obligatorio realizarlo antes de la contratación de trabajadores.
• Afiliación de trabajadores: Cualquier persona que vaya a iniciar una actividad económica debe tener un número de afiliación (NAF). Es obligatorio para todos los empresarios que contraten trabajadores que no dispongan de este número, y para empresarios individuales y emprendedores de responsabilidad limitada antes de iniciar la actividad laboral, si no disponen de número de afiliación.
• Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social: Todos los empresarios que contraten a empleados deben comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Este trámite se realiza en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que esté domiciliada la empresa.
• Alta de los contratos de trabajo: Este es un trámite obligatorio que consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Una vez constituida la empresa, se debe informar de la apertura del centro de trabajo con el fin de llevar un control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Esta comunicación debe ser presentada independientemente de la actividad de la empresa.
• Obtención del calendario laboral: En las empresas se debe mostrar el calendario laboral en el lugar de trabajo, y exponerlo en un sitio visible. Debe contener el horario de trabajo y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y descansos entre jornadas, así como otros días no hábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima permitida o la pactada por convenio.

Los trámites complementarios para la puesta en marcha de una empresa son los siguientes:

• Obtención de un certificado electrónico: El certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma. No es obligatorio, pero resulta necesario si se quiere firmar un documento electrónicamente.
• Registro de la marca dentro de la Oficina Español de Patentes y Marcas: Tener registrada una denominación social en el Registro Mercantil no significa que el nombre esté legalmente protegido como marca, ya que se trata de registros independientes. Si quieres tener protección jurídica de tu nombre comercial o marca, debes registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas. No es obligatorio, pero si altamente recomendado.

Existen también otros trámites de carácter específico para la realización de ciertas actividades en España, como autorización de apertura, autorización de constitución, registros, carnets, certificados, etc.

Primeros pasos para crear una empresa

Ahora que ya conoces los principales trámites y documentos para crear una empresa, te mostramos los primeros pasos para la creación de tu empresa de forma correcta y ordenada, y que como emprendedor debes considerar inicialmente:

#1 Determina el tipo de sociedad

El primer paso para crear una empresa es definir su forma jurídica, que depende de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto o el número de socios. De esta elección también depende la responsabilidad legal, obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para constituir la empresa.

Para convertirse en empresario individual (autónomo) o constituir sociedades de responsabilidad limitada, sociedades civiles o comunidad de bienes, está la opción de acudir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE) que facilita bastante las gestiones y todo el proceso a través de ventanillas electrónicas o presenciales. En cuanto a las sociedades anónimas, estas son más complejas y requieren de más documentación.

#2 Acude a los organismos para realizar los trámites

Aunque los trámites para crear una empresa dependen de la forma jurídica de tu negocio, debes formalizar las gestiones de forma presencial o telemática en cada uno de los organismos correspondientes:

• Registro Mercantil: En el Registro Mercantil Central tienes que registrar el nombre y la denominación social para obtener la Certificación Negativa, que acredita la exclusividad y no existencia de otra con el mismo nombre, y en el Registro Mercantil Provincial legalizar los libros-registro.
• Notaría: Debes acudir a una notaría para solicitar la escritura pública firmada por todos los socios.
• Agencia Tributaria: Acude a una agencia tributaria para obtener el Código de Identificación Fiscal (CIF) y para darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
• Seguridad Social (INSS): En la Seguridad Social tienes que darte de alta como empresario (autónomo o societario) y dar de alta también a los trabajadores si los hubiera.
• Registro de patentes y marcas: Aunque no sea obligatorio, es muy recomendable registrar los símbolos distintivos de tu negocio dentro de la Oficina Española de Patentes y Marcas para protegerte de futuras circunstancias.

#3 Realiza las gestiones locales y autonómicas

Para abrir un negocio debes obtener las solicitudes necesarias en cada ayuntamiento (autorización de apertura, licencias, permisos de obra, etc) y pagar las correspondientes tasas. Dependiendo de la actividad laboral de tu negocio, los riesgos operativos o su impacto medioambiental, también puedes necesitar licencias, permisos o certificados de la comunidad autónoma en la cual opera tu empresa.

Ayudas para crear una empresa

Si careces de incentivos económicos en las primeras etapas de creación de tu empresa, las administraciones públicas ofrecen diversas formas de apoyo a las actividades de nueva creación. Consulta las webs y publicaciones oficiales para conocer las últimas novedades, teniendo en cuenta que existen colectivos favorecidos, como los menores de 35 años y las mujeres. Teniendo esto en cuenta, las ayudas para crear una empresa pueden ser de diferentes tipos:

• Subvenciones e incentivos: Se trata de un tipo de ayudas económicas que son bastante selectivas y no resultan fáciles de conseguir. Suelen ser cantidades a fondo perdido destinados a ayudar a autónomos y pymes con sus inversiones iniciales.
• Beneficios fiscales y bonificaciones en la cotización a la Seguridad Social: Estas pueden variar según las circunstancias dependiendo de los presupuestos generales del Estado. Se sigue aplicando la tarifa plana para los nuevos autónomos y existen bonificaciones en la cotización a la Seguridad Social e incentivos fiscales para la inversión, innovación y la creación de empleo de las sociedades de nueva creación.
• Financiación bonificada: Algunas instituciones oficiales ofrecen créditos o préstamos a interés reducido o bonificado, como préstamos del Instituto de Crédito Oficial (ICO) o microcréditos subvencionados.
• Ayudas sectoriales: Se trata de incentivos regionales para el desarrollo empresarial rural, apoyo a las iniciativas basadas en la innovación de ENISA o proyectos de economía social o medioambiental.

Conclusión: Para crear una empresa con éxito sigue todos los pasos

Crear una empresa no es sencillo, pero con el plan adecuado puedes preparar tu negocio para el éxito. Asegúrate de revisar y conocer todos los requisitos realizando todos los trámites legales que concedan forma jurídica y legalidad a tu idea de negocio, y de tener un plan de negocio bien construido conociendo la misión y visión de tu empresa. Con un plan sólido y el financiamiento necesario puedes alcanzar tus metas y estarás en el camino de emprender un negocio exitoso.

Si necesitas ayuda para crear una empresa, en EMLB Asociados somos una sociedad de profesionales con más de 25 años de experiencia en consultoría y asesoramiento a sociedades, pymes, autónomos y emprendedores. Puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso, además ofrecemos una primera asesoría gratuita para ofrecerte una propuesta personalizada en función de tus necesidades.

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