¿Has creado una empresa y vas a realizar tu primera compraventa? ¿Tienes dudas sobre cómo se debe incluir el número de factura? ¿Tienes miedo de cometer un error al realizar tu factura y no saber cómo solucionarlo? ¡Estás en el sitio correcto! Ya seas empresario o autónomo, al iniciar una actividad económica y empezar a ofrecer tus productos y servicios, estás obligado a emitir una factura cada vez que haces una entrega de bienes o prestas un servicio.
Una factura es un documento esencial en el mundo de los negocios. En ella se incluye la información de una compraventa, entrega de bienes o prestación de servicio, que hayas realizado con un cliente incluyendo tu identificación fiscal, los datos correspondientes al cliente, una descripción de la operación, el importe y las tasas de impuestos que correspondan además de la fecha y número de factura. A continuación, te explicamos en qué consiste el número de factura y por qué es importante.
Índice de contenidos
Qué es el número de factura y para qué sirve
El número de factura es un número secuencial que ayuda a identificar y diferenciar una factura de otras transacciones comerciales. Su función principal es facilitar el control, la organización y el registro de las operaciones comerciales realizadas con los clientes. Al asignar un número único a cada factura, se evitan duplicados y se crea un sistema de seguimiento para todas las transacciones.
Incluir el número de factura es esencial para la contabilidad de la empresa ya que te permite llevar un registro preciso y ordenado de todas las ventas y servicios prestados. Además, te ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales y a respaldar tus operaciones en caso de requerimiento de hacienda o una auditoría. Al mismo tiempo, facilita el archivo y la gestión de documentos comerciales, lo que simplifica la búsqueda y recuperación de información relevante.
Cómo incluir el número de factura de forma correcta
Una numeración adecuada de las facturas es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales de manera precisa y enfrentar inspecciones con confianza, garantizando que todas las piezas del proceso encajen perfectamente. La Agencia Tributaria establece que la numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa y que el número asignado será único, es decir, que los números serán consecutivos y no podrán repetirse.
#1 Utiliza numeración correlativa
Asigna un número único y secuencial a cada factura emitida. Es decir, cada nueva factura debe llevar un número que sea el siguiente al de la factura anterior. Evita que haya saltos o repeticiones en la numeración, ya que esto podría generar confusiones o problemas en el futuro.
#2 Define la Serie de Facturación
El número de serie en la numeración de facturas es una secuencia de caracteres alfanuméricos que se coloca junto al número consecutivo de factura y sirve para identificar una serie específica de facturas dentro de un mismo rango. Por ello, si tu negocio maneja diferentes líneas de productos o servicios, puedes establecer una serie de facturación para cada una de ellas con lo que podrás clasificar las operaciones y tener un mayor control de las mismas.
La elección del número de serie dependerá de la estructura y organización que desees implementar en la facturación de tu empresa. Es importante que el número de serie sea consistente y coherente en todas las facturas que emitas, para que el registro y el seguimiento sean más sencillos y efectivos. Por ejemplo, utiliza «S» para servicios, «P» para productos, o cualquier otro código que facilite la clasificación de tus facturas.
#3 Combina la Serie de facturación y número de factura
De acuerdo a lo explicado en el punto anterior, si una serie de facturación hace referencia a un grupo específico de facturas, dentro de cada serie, se asignará una numeración correlativa para identificar cada factura individual. Por lo tanto, a la hora de identificar una factura determinada se tendrá en cuenta tanto el código de serie como el número de factura.
Por ejemplo, si decides numerar una factura de la siguiente forma, S2023/0001, S2023 podría ser la serie que agrupara los servicios del 2023 y 0001 sería el número de la primera factura emitida dentro de esa serie. Este número aumentará secuencialmente con la emisión de nuevas facturas. Debes tener en cuenta que, una vez has decidido el formato de número de factura, tendrás que mantenerlo hasta finalizar el ejercicio contable.
Recomendaciones para incluir el número de factura
La Agencia Tributaria establece una serie de recomendaciones para realizar la numeración de las facturas, asegurando su correcto cumplimiento tributario. Las recomendaciones que enumera para la asignación de Serie/Número de Factura son las siguientes:
#1 Juego de caracteres:
El juego de caracteres recomendados por la Agencia Tributaria incluye los números del 0 al 9 y las letras en mayúsculas de la “A” a la “Z” teniendo en cuenta que estos caracteres pueden ser combinados de múltiples formas. Algo que la Agencia Tributaria no recomienda es el uso de letras minúsculas.
#2 Espacio en blanco intermedio:
Respecto al espacio en blanco, la Agencia Tributaria indica que, de ser empleado, sólo debe utilizarse un único carácter en blanco y nunca más de uno. El uso cuidadoso de este espacio garantiza la claridad y la correcta presentación de las facturas.
#3 Caracteres especiales:
Además de los caracteres alfanuméricos y el espacio en blanco, también se pueden utilizar caracteres especiales que permitan separar, por ejemplo, la serie del número de factura. Estos caracteres especiales son los siguientes:
- Guion medio «-«
- Guion bajo «_»
- Barra inclinada normal «/»
- Punto «.»
#4 Posición de la serie
Si la identificación de la factura incluye la Serie, se recomienda que ésta figure en primer lugar, seguida del número de factura incluyendo un espacio en blanco entre medias o, como indicábamos antes, un carácter especial.
#5 Ajustar el texto a la izquierda
Aunque se puede incluir un espacio en blanco dentro del número de factura, éste no debe comenzar con un espacio en blanco. La Agencia Tributaria enfatiza que el texto debe estar siempre ajustado a la izquierda para evitar cualquier espacio en blanco al principio del número identificador de la factura.
Qué hacer si se comete un error en el número de factura
Debes ser muy cuidadoso al numerar las facturas ya que, si cometes algún error, éste puede dar lugar a irregularidades que tendrás que corregir para garantizar que, en caso de una auditoría fiscal, la contabilidad sea compresible. Este tipo de errores de asignación numérica suelen ser especialmente problemáticos cuando se asigna el mismo número a dos facturas diferentes. En estos casos la rectificación es indispensable.
A la hora de subsanar el error será necesario expedir una factura rectificativa que sustituya la factura errónea. El artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre establece que deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7 sobre el contenido de las facturas.
La rectificación de la factura se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que consten los datos identificativos de la factura rectificada. También se puede efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que en él se identifiquen todas las facturas rectificadas.
A la hora de numerar las facturas rectificativas, no podrán tomar el número original de la factura que están corrigiendo, sino que deben tener su propia numeración única y estar agrupadas dentro de una serie que las identifique como facturas rectificativas.
Conclusión: Incluye siempre el número de factura de forma correcta y coherente
El número de factura es un identificador único y secuencial asignado a cada documento de facturación, que permite identificar cada una de las transacciones comerciales de un negocio. Mantener una numeración adecuada y coherente en las facturas es esencial para una gestión empresarial ordenada y eficiente, asegurando el cumplimiento de normativas legales y una adecuada administración financiera, incluida la gestión de tesorería.
Si necesitas orientación para elaborar y numerar una factura, en EMLB Asociados podemos ayudarte ya que somos una sociedad de profesionales con más de 25 años de experiencia. Puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso, además ofrecemos una primera asesoría gratuita para ofrecerte una propuesta personalizada en función de tus necesidades.
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