Uno de los puntos clave en la gestión de cobros es actuar inmediatamente en cuanto se detecta un impago y ser proactivo para anticiparse a los problemas antes de tenerlos encima.
Una empresa puede establecer ciertos mecanismos de alarma que le avisarán con antelación en caso de que un cliente empiece a mostrar signos de transformarse en un mal pagador o que predicen una situación de insolvencia definitiva. De esta forma se podrá evitar que la situación se deteriore más de la inevitable y se podrá empezar a actuar enseguida tomando aquellas medidas para paliar o solucionar el problema.
Los deudores pocas veces son sinceros y explican a sus acreedores las verdaderas causas de su problema –suelen asegurar que es un problema puntual y pasajero– por lo que el acreedor deberá ser un buen «detective» y por medio de las pistas que descubra, podrá averiguar lo que sucede en realidad. Los morosos en muchos casos adoptan la estrategia del salto hacia delante y continúan comprando a crédito a pesar de haber entrado en una crisis financiera importante sin importarle las consecuencias de sus actos –o sea aumentar la deuda con sus acreedores– o optan por la estrategia del «avestruz» que es meter la cabeza en el agujero y esperar pasivamente a que la situación se arregle por si sola sin hacer nada para solucionar la crisis.
Algunos morosos contumaces son especialistas en presentarse como empresarios solventes y buenos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor Jekyll; pero una vez que han conseguido un crédito del proveedor, se transforman en el pérfido y dañino Mr. Hyde. Estos defraudadores actúan con alevosía, escondiendo su lado oscuro y enseñando su cara de Doctor Jekyll hasta que consiguen enganchar una buena suma de dinero de sus proveedores. Una vez que tienen bien cogido al desprevenido acreedor es cuando adoptan su lado de Mr. Hyde.
La ventaja que tiene el acreedor es que en muy pocos casos las situaciones de morosidad de alto riesgo surgen de un día para el otro, sino que previamente la crisis ha pasado por una fase de gestación que puede ser detectada mediante la recogida y análisis de ciertas informaciones e indicadores. Por lo general el moroso suele emitir una serie de señales que presagian los futuros impagados y es responsabilidad del acreedor detectarlas a tiempo y establecer las oportunas conjeturas.
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La reacción ante los primeros síntomas
Un quebranto empresarial o la insolvencia total de un deudor empiezan a revelarse con un retraso en la reposición de unos pagos, con un primer impagado o con una solicitud por parte del cliente de aplazar algún pago con vencimiento en el mes de agosto hasta septiembre. Todos estos hechos son aparentemente inofensivos, y en principio no despiertan las sospechas del acreedor, sobre todo cuando se trata de clientes antiguos y de confianza (que dicho sea de paso son los pueden causar los mayores perjuicios económicos).
Por lo tanto toda incidencia de cobro debe ser revisada y averiguar cual es el origen real del problema y la situación del deudor, ya que con esta medida precautoria se evitarán muchos perjuicios económicos.
Las tareas para gestionar un impagado
Una vez detectada la señal de alarma hay que:
- 1. Averiguar el motivo del impago
- 2. Evitar el escaqueo del deudor, documentar la deuda reuniendo documentos para demostrar la existencia de la misma y su cuantía
- 3. Conocimiento jurídico del deudor
- 4. Conocimiento de su situación financiera, solvencia, liquidez, moralidad, arraigo del moroso
- 5. Tomar medidas de credit management para disminuir el riesgo con el deudor
- 6. Obtener documentos para reforzar la posición jurídica del acreedor y sus garantías de cobro
