¿Has creado una empresa y te enfrentas a tu primer cierre contable? ¿Te preguntas cómo puedes realizar un cierre contable con éxito? ¿Desconoces las obligaciones legales y sus plazos para presentar los estados financieros en el Registro Mercantil y en la Agencia Tributaria? ¡Estás en el sitio correcto! El cierre contable es una de las tareas más importantes para la empresa a nivel financiero ya que aporta una visión general y real de cómo ha ido el negocio a lo largo del año.
Ser organizado y planificar los diferentes pasos a seguir, te ayudará a realizar el cierre contable con éxito ya que, no sólo te permitirá tener una panorámica general de la situación de tu empresa, sino que también asegurará el cumplimiento con la normativa vigente, algo fundamental para mantener la legalidad y transparencia en el ámbito contable y financiero.
Índice de contenidos
Qué es el cierre contable
El ejercicio contable se define como el período de tiempo en el que se mide y registra la situación financiera y contable de una empresa. Este periodo de tiempo suele coincidir con el ejercicio económico de la empresa que nunca puede superar los doce meses y no siempre coincide con el año natural.
El cierre contable hace referencia al proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. En este proceso se debe hacer balance de las cuentas de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción.
Una vez se ha terminado el cierre contable, el resultado de éste se tendrá que presentar en el Registro Mercantil y en Hacienda, como son la presentación de los Libros contables en el Registro Mercantil, la presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil y del impuesto de sociedades, en el caso de sociedades mercantiles.
A lo largo de todo el ejercicio, se van contabilizando todas las facturas emitidas, las facturas recibidas y todos los gastos deducibles necesarios para la obtención del resultado contable. El denominado cierre contable es el proceso en el que se verifican y revisan todas las partidas que conforman la contabilidad y será la base a partir de la cual se harán los cálculos de las obligaciones fiscales y mercantiles que correspondan tanto al empresario individual como a las empresas.
En resumen, el cierre contable es el repaso final de todas las cuentas contables y posteriormente está será la información que se va a declarar en el caso de personas físicas, en la declaración de la Renta, y en el caso de las sociedades mercantiles, en el impuesto de sociedades.
Cuándo se realiza el cierre contable
El cierre contable se realiza al final de cada ejercicio contable que se suele hacer coincidir con una fecha en la que la actividad de la empresa es menor. Esta fecha va a depender de la actividad económica que desempeñe cada empresa que puede decidir libremente cuándo inicia y acaba su ejercicio contable dependiendo de sus necesidades. Así, por ejemplo, las empresas relacionadas con el sector de la educación adoptarán las fechas del curso escolar mientras que las que se dedican al sector turístico iniciarán y finalizarán su ejercicio económico en fechas diferentes.
Normalmente los ejercicios contables van desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, haciendo coincidir el inicio y el fin del año natural con el inicio y fin del año fiscal. Si el ejercicio contable de tu empresa se ajusta al año natural, el Plan General de Contabilidad establece que las empresas deben empezar a hacer su cierre contable a finales de año.
Cómo se hace el cierre contable
Antes de comenzar el cierre contable, tienes que cuadrar la contabilidad de tu empresa. Por tanto, tendrás que comprobar que los datos coincidan con lo que reflejan los libros contables de tu negocio y realizar los ajustes necesarios para asegurar la exactitud y precisión de la información financiera. Realizar el cierre contable constituye el paso final en este proceso, y su importancia radica en que marca el final de un período contable y sienta las bases para el comienzo del siguiente.
#1 Balance de comprobación de sumas y saldos:
Al realizar el balance de comprobación de sumas y saldos, verificas si la suma de las entradas y salidas en todas las cuentas coincide con el saldo que deben tener. Esto te permite comparar el registro contable principal (libro mayor) con la situación económica y financiera real de la empresa. En este paso también puedes identificar si hay algún error en los registros de algunas cuentas en el libro diario.
#2 Comprobar el plan general contable:
En este paso se verifica que no haya errores en la contabilidad de diferentes grupos o cuentas importantes tales como la financiación básica, el activo no corriente, las existencias, los acreedores y deudores por operaciones comerciales, las cuentas financieras, compras y gastos, ventas e ingresos y gastos e ingresos imputados al patrimonio neto.
#3 Revisar el recuento de existencias:
Para realizar el recuento de existencias tendrás que restar las mercancías y materias primas no consumidas a las compras realizadas a lo largo del año. A continuación, tendrás que verificar que la cantidad de existencias calculada coincide con el número real de existencias que tienes en el almacén en este momento.
#4 Reclasificar deudas y créditos:
En este paso se reorganizan las obligaciones pendientes y los derechos a cobrar de una empresa de acuerdo con el plazo en el que se espera que sean pagados o cobrados. Es un proceso importante para tener una visión más clara de la situación financiera a corto plazo:
- Deudas a corto plazo: identifica las obligaciones que deben ser pagadas en el próximo ejercicio contable y exprésalas como deudas a corto plazo. Es decir, las deudas que vencerán dentro de un año a partir de la fecha del balance.
- Créditos pendientes de cobro: identifica los ingresos pendientes de recibir, ya sea en su totalidad o parcialmente, durante el próximo ejercicio contable. Estos créditos se clasificarán como derechos a cobrar a corto plazo.
#5 Aplicar los ajustes contables por periodificación:
Según el principio de devengo, todos los gastos e ingresos deben registrarse en el momento en que se generan, independientemente de si se han pagado o cobrado. Por lo tanto, debes realizar ajustes en las cuentas para reflejar los gastos que se anticipan para el año siguiente o los pagos por adelantado de los clientes, ya que no se pueden incluir en el ejercicio actual.
#6 Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias:
En este paso del cierre contable, debes ajustar las cuentas de pérdidas y ganancias para asegurarte de que reflejen correctamente la diferencia entre los ingresos y los gastos. También es necesario hacer ajustes en las cuentas de patrimonio neto, considerando tanto los gastos como los ingresos que afectan directamente al patrimonio neto de la empresa.
#7 Realizar el asiento de amortización del inmovilizado material:
Al realizar el cierre contable de la empresa, es importante considerar el precio, estado y valor de compra de los activos fijos tangibles, conocidos como inmovilizado material. Esto implica aplicar los coeficientes de amortización adecuados.
La amortización es un proceso contable que distribuye el coste de estos activos a lo largo de su vida útil. En lugar de registrar el coste total del activo como un gasto en el año de adquisición, se divide en partes a lo largo de los años, reflejando de manera más precisa su desgaste y depreciación con el uso y el tiempo. Por lo tanto, en este paso, se realiza el asiento de amortización para reflejar adecuadamente el desgaste gradual de los activos a lo largo del tiempo.
#8 Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales:
Al cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales, se deben registrar y consolidar diferentes aspectos contables para tener un registro completo y ordenado de la situación financiera de la empresa al final del ejercicio contable. En este libro debe quedar reflejado el balance inicial al comienzo del ejercicio, los balances de comprobación de sumas y saldos, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
#9 Asiento de regularización:
Para terminar el cierre contable de la empresa, debes calcular la diferencia entre ingresos y gastos durante el año para saber si se han generado pérdidas o ganancias. A continuación, tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio. Además, deberás calcular el gasto en impuesto de sociedades antes de realizar el asiento de regularización.
#10 Asiento de cierre:
El último paso en el cierre contable del ejercicio consiste en saldar todas las cuentas abiertas. Dependiendo del programa informático que se utilice, el procedimiento será diferente. A partir de este momento se dejan de registrar las operaciones de este periodo.
Plazos que hay que cumplir
La principal consecuencia de No depositar las cuentas anuales dentro del plazo de tiempo establecido es que el Registro Mercantil impide inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Mercantil y esto impedirá inscribir por ejemplo, un cambio de domicilio social de una empresa o el cambio de administrador, por ejemplo, y además implicará una sanción económica, cuya cuantía dependerá de la dimensión de la empresa, el importe total de las partidas del Activo y las ventas del último ejercicio declarado a Hacienda.
Cumplir con los plazos a la hora de presentar la documentación necesaria, garantiza la transparencia y el cumplimiento de las normativas tributarias y asegura que la información financiera se reporte de manera precisa y oportuna. Suponiendo que la empresa realice su cierre contable el 31 de diciembre, a continuación, tendrá que cumplir con lo establecido de acuerdo a los siguientes plazos:
- Formulación de cuentas: Hasta el 31 de marzo para preparar y formular sus cuentas anuales. Los socios deben conocer los resultados contables del ejercicio y deben aprobarlos.
- Legalización de libros contables: Hasta el 30 de abril, todos los empresarios y empresas, deben legalizar sus libros contables (libro diario y libro de inventario y cuentas anuales) ante el Registro Mercantil.
- Aprobación de cuentas anuales: La Junta General de Accionistas debe convocarse antes del 30 de junio para aprobar las cuentas anuales.
- Depósito de cuentas anuales: Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil antes del 30 de julio.
- Certificación y publicación: Hasta el 14 de agosto, se verifica si todas las obligaciones documentales y contables han sido cumplidas, y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las empresas que han cumplido con sus responsabilidades.
Debes tener en cuenta que el impuesto de sociedades, que grava las ganancias de las empresas, debe pagarse antes del 25 de julio siempre que el año fiscal coincida con el año natural como es el caso que estamos mencionando.
7 pasos para realizar un cierre contable con éxito
Un cierre contable bien ejecutado garantiza la precisión y transparencia de los datos financieros, lo que es fundamental a la hora de tomar decisiones bien informadas. Para lograr un cierre contable exitoso, es importante seguir una serie de pasos clave que te ayudarán a llevar a cabo un cierre contable efectivo y sin contratiempos:
#1 Planificación
Establecer un calendario y un plan de acción detallado para el cierre contable es el primer paso crucial. Es necesario definir claramente los plazos, identificar tareas y asignar responsabilidades específicas a los miembros del equipo contable. Dentro de la planificación del cierre contable es importante tener en cuenta también los plazos legales para cumplir con las obligaciones fiscales y evitar posibles sanciones.
#2 Registro de transacciones financieras
Registrar todas las transacciones financieras de manera oportuna a medida que ocurren durante el período contable. Un registro inmediato evita omisiones y errores de registro, lo que puede causar problemas más adelante durante el cierre.
#3 Realizar conciliaciones periódicas
Realizar conciliaciones periódicas de cuentas es esencial para garantizar la exactitud de los saldos contables. Esto implica comparar los registros internos con las transacciones bancarias y otros estados de cuenta externos. Las conciliaciones periódicas ayudan a identificar posibles discrepancias y corregirlas a tiempo.
#4 Conservar documentación relevante
Archivar la documentación relevante de transacciones y ajustes realizados durante el ejercicio es crucial para respaldar la información en estados financieros. Una documentación adecuada facilita cualquier auditoría futura y garantiza la transparencia y veracidad de los datos financieros lo que contribuye a la credibilidad de la empresa ante los accionistas, inversores y otras partes interesadas. En general, toda la documentación debe guardarse durante al menos 5 años.
#5 Realizar ajustes necesarios
Realizar ajustes contables apropiados para reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del período contable. Esto puede incluir la depreciación de activos, amortizaciones y provisiones para gastos futuros. Los ajustes aseguran que los estados financieros reflejen la situación financiera real de la empresa y cumplan con los principios contables aplicables.
#6 Realizar revisión interna
Antes de presentar los estados financieros, es recomendable realizar una revisión interna exhaustiva para detectar errores y garantizar la consistencia y precisión de los datos. Esta revisión debe involucrar a diferentes miembros del equipo contable y otros departamentos relevantes.
#7 Mantener la comunicación con partes interesadas
Mantener una comunicación clara y abierta con accionistas, gerentes y otras partes interesadas sobre el proceso de cierre contable y los resultados financieros ayuda a generar confianza y una comprensión compartida de la situación financiera de la empresa.
Conclusión: Asegúrate de seguir los pasos clave para realizar un cierre contable con éxito
El cierre contable es una parte esencial del proceso contable y financiero de cualquier empresa. A la hora de realizar un cierre contable con éxito es importante planificar los pasos a seguir, teniendo en cuenta los diferentes plazos que hay que cumplir, además de revisar las transacciones realizadas a lo largo del año fiscal. Al realizar el cierre contable, se están sentando las bases para el nuevo período contable, lo que permite a la empresa avanzar con una visión clara hacia el futuro.
Si necesitas ayuda para realizar el cierre contable de tu empresa, en EMLB Asociados podemos ayudarte ya que somos una sociedad de profesionales con más de 25 años de experiencia en consultoría y asesoramiento a sociedades, pymes, autónomos y emprendedores. Puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso. Aprovecha nuestra asesoría gratuita para obtener una propuesta personalizada según tus necesidades.
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